Acuerdo 049 de 2000

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

"Condiciones de edificios y locales destinados a
archivos"

Art. 1

Estos lugares deben cumplir con condiciones de almacenamiento en cuanto a medio ambiental, seguridad, mantenimiento y conservación de acervos documentales.

Art. 2:

CONDICIONES GENERALES:

• Ubicación. No tener riesgo de humedad o inundación, estar lejos de industrias contaminantes o posibles peligros de atentados; preveer espacio suficiente para los próximos acervos y contar con movilidad.



• Aspectos estructurales. La altura debe ser de 2,20 mts; con una resistencia en la placa de los pisos de 1.200 k/mts2; cifra que se debe incrementar de acuerdo a la altura, las pinturas utilizadas deben conservar propiedades refractarias que eviten el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.



• Almacenamiento. Debe contar con la adecuación climática, manipulación y seguridad adecuada.



• Distribución. Estas áreas necesitan contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad del acervo, las zonas de consulta no pueden estar dentro del espacio de almacenamiento.

Art. 3

ÁREAS DE DEPÓSITO:

Características técnicas de almacenamiento:

Estantería:

• Evitar los bordes que produzcan daño o rupturas a los acervos.
• Debe estar diseñada en metal sólido y resistente.
  
• Altura mínima 2,20 mts y cada una soportar un peso de 100 kg.

• Sistema de fijación al piso y tapas laterales en el mismo material con un espacio de 10 cms entre el primer soporte y la placa del piso.


• Cada una debe ser identificada con su correspondiente acervo.

Distribución de estantería:

• No irá recostada sobre los muros y su distancia mínima será de 30 cms
  
• El espacio de circulación de 70 cms y un corredor central de 120 cms.


• Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el uso de separadores metálicos con el fin de evitar deslizamiento y deformación en los documentos.

Mobiliario para documentos en los siguientes formatos:

• Microfilm


• Cintas fonográficas


• Cintas de video


• Rollos cinematográficos


• Fotografías


• Diskette


• Disco compacto
  

El sistema de almacenamiento como gabinetes, armarios o estantes con diseños acorde, recubrimientos antioxidantes y antiestáticos.

Contenedores:
Deben ser elaborados en cartón neutro, no se utilizarán adhesivos, deberan almacenarse en sobres individuales y cajas de PH neutro nivel 7 y nunca en material plástico; esto en cuanto se refiere a documentos análogos como fotografías y negativos. Para los disckette y discos compactos el empaque debe estar diseñado en polipropileno estable que no desprenda vapores ácidos. Su capacidad máxiam no debe superar una unidad.

Art. 4

No se encuentra contemplado en la estructura normativa del archivo general de la nación.

Art. 5

CONDICIONES AMBIENTALES.

Ventilación:

Renovación continua y permanente de aire de una o dos veces por hora.

Iluminación:

Evitar la luz directa a la documentación, emplear luz artificial fluorescente pero de baja intensidad y filtros ultravioleta, proveer señalización necesaria en caso de desastre y rutas de evacuación.

NOTA: Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.