Artículo 1:
Las personas naturales que tengan dentro de su objeto social la prestación de servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo deben cumplir con los siguientes requisitos:
Persona natural:
Debe contar con formación académica en archivística o contar con experiencia mínima de 5 años.
Persona jurídica:
Su planta de personal debe contar con profesionales responsables del desarrollo del proceso archivístico que se le contrate.
- Para prestar servicios de custodia y depósito de documentos de archivo debe cumplir los siguientes requisitos mínimos y condiciones técnico-ambientales:
1. EDIFICACIÓN.
Ubicación:
Debe ser un terreno ubicado lejos de industrias contaminantes o posibles atentas o objetivos bélicos; además debe contar con suficiente espacio en óptimas condiciones ambientales y de ventilación.
Aspectos estructurales:
Las placas de los pisos deben estar construidas teniendo en cuenta el peso de los estantes. Por otra parte los pisos, muros, techos y puertas deben contar con material ignífigo evitando con este el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Distribución de áreas:
Las zonas de archivo estarán lejos de la zona de almacenamiento por seguridad y condiciones ambientales.
2. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
Este se debe realizar teniendo en cuenta las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:
Estantería:
1. Deben ser construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes, dando un adecuado manejo a los espacios de acuerdo al tamaño de los documentos que se archivarán. El diseño debe ser apropiado para evitar que se maltraten los documentos.
2. El diseño de los muebles está sujeto a las condiciones propias de los documentos. Estos muebles deben ser con recubrimientos, seguridad y distribución consignados en el artículo.
3. Para documentos físicos se recomienda utilizar cajas. Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro o cartón con recubrimiento que impida la acidificación de los documentos.
4. La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cms.
Para documentos en formato análogo se tendrá en cuenta lo siguiente:
1. Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de PH neutro.
2. Los materiales plásticos empleados deben ser químicamente estables para garantizar condiciones ambientales apropiadas para la conservación de cada tipo de documento.
3. Los rollos de micro filmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material inerte; cada rollo independiente e identificados.
4. Las cintas magnéticas deben ser almacenadas completamente rebobinadas en sus cajas, alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Se deben realizar verificación de datos y programar su rebobinado; estos se deben dar en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad, mayor frecuencia en el proceso.
3. CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL EN DISTINTOS SOPORTES:
Los edificios destinados al archivo deben manejar controles de la siguiente forma:
La temperatura:
En los soportes de papel, las fotografías en blanco y negro, fotografía al calor, las cintas de audio, medios magnéticos, discos ópticos, microfilm deben tener humedad relativa de acuerdo a las condiciones de su material para su conservación.
Ventilación:
Las áreas de archivo deben contar con aireación continua cumpliendo las condiciones ambientales requeridas.
Filtrado de aire:
Se deben evitar los contaminantes atmosféricos utilizando filtros que impidan el ingreso de partículas sólidas.
Iluminación:
De acuerdo con la ubicación de los espacios el nivel de la luz y la radiación ultravioleta debe ser acorde con el tipo de archivos a conservar; y la luz artificial puede ser fluorescente de baja intensidad.
Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada.
Seguridad:
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo; además de disponer de equipos para atención de desastres como extintores teniendo en cuenta que se debe evitar el uso en estos de polvo químico y de agua. Se requiere de una clara señalización que permita ubicar con rapidez las rutas de evacuación, el rescate de unidades documentales y los equipos para la atención de desastres.
Mantenimiento:
Las instalaciones, la estantería y las unidades de conservación deben permanecer en óptimas condiciones de limpieza. En el plan de prevención de desastres se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos.
- Los servicios en proceso de conservación preventiva, conservación y restauración de documentos.
Persona natural
Deberá acreditar título universitario en restauración de bienes muebles.
Persona jurídica
Deberá acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con título universitario de conservación y restauración de bienes muebles, y será quien desarrolle la propuesta de intervención y ejecute los procedimientos de intervención.
La infraestructura debe contar con áreas, instalaciones, equipo y materiales que garanticen la adecuada intervención; y la empresa debe contar con personal técnico de apoyo a los procesos quienes deben acreditar experiencia en el campo.
Procedimiento técnico de conservación preventiva, conservación y restauración
Quien preste este servicio debe garantizar durante la ejecución la aplicación de principios y criterios mínimos tales como:
1. Conservación integral
Se debe realizar un diagnostico que sustente, fundamente y justifique el tipo y alcance de las medidas que se deben tomar; además se debe realizar el seguimiento y control de los procedimientos ejecutados.
Sobre bienes declarados de interés cultural la intervención se debe realizar con previa autorización de Ministerio de Cultura; así como los trabajos de restauración de documentos de estas instituciones deben ser realizados sólo por profesionales con titulación universitaria.
Intervención
Unidad del objeto documental.
Cada documento tiene un valor legal diferente; este debe ser respetado teniendo en cuenta que es un valor testimonial ya que transmite información de forma física y formal, independientemente del tipo de soporte que este sea.
Los procedimientos de conservación de cada documento dependen de la tecnología de elaboración y el tipo de documento elaborado.
Unidad del soporte y de la imagen
La intervención debe conservar cada elemento del soporte; es decir tanto los gráficos como la información consignada.
Integridad física del documento
Antes de realizar cualquier intervención es necesario realizar un análisis cuidadoso de sus materiales para garantizar su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos.
Principios de intervención
Se hará uso mínimo de materiales inocuos y compatibles con la tecnología de elaboración del mismo; los procesos deben ser reversibles y manejarse con precaución.
SERVICIO DE REPROGRAFÍA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Microfilmación
Toda persona que preste servicio de reprografía de documentos deberán garantizar como mínimo:
1. Disponer de asesoría de un archivista para el diseño de soluciones y aplicaciones de microfilm de archivos y contar con experto en técnica reprográfica utilizada, con experiencia mínima de cinco (5) años.
2. Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicación con al menos procesador de películas, inspectómetro o revisor de películas, densitómetro, microscopio, para el caso de microfilmación.
3. Entregar a quien realice el trabajo toda la información técnica de las películas utilizadas.
4. Dar aplicación a las normas técnicas icontec
5. Aplicar las normas ISO relacionadas con el área.
Digitalización
Toda persona que preste servicio de digitalización de archivo deberá garantizar como mínimo:
1. Tener experiencia en digitalización masiva de documentos y garantizar que cuenta con hardware y software necesarios para adelantar el trabajo
2. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseño de soluciones y aplicaciones de digitalización de archivos.
3. Prever las condiciones que debe tener la entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnológica; así mismo como diseñar mecanismos técnicos que protejan la información en caso de accidentes o terrorismo.
4. Con el objeto de cumplir la misión y difusión de información y homologación de procedimientos descriptivos crear una base de datos textual con una estructura que atienda a políticas y normas archivísticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras.
Articulo 2.
Para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de Archivos tanto las entidades públicas como las privadas que cumplen funciones públicas deben evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente acuerdo. Siempre se dejará constancia del contrato que se adjudique.
Para cualquier tipo de contratación de servicios que formen parte de los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos la entidad debe tener organizados los documentos de conformidad con las técnicas archivísticas y contar con la asesoría del jefe de archivo.
Articulo 3.
El detrimento que se le pueda causar al patrimonio por la falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo se encuentres los archivos públicos, de la sanción estipulada en concordancia con el Régimen Disciplinario único.
Articulo 4.
Ninguna entidad pública o privada que cumple funciones públicas podrá trasladar la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de servicios archivísticos y deberá ejercer control sobre los documentos y los servicios contratados.
Articulo 5.
El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente el Acuerdo 05 de julio 24 de 1997 y los demás que le sean contrarios.
